¿Alguna vez has ido a un evento y te ha sorprendido lo bien gestionado que estaba? Supongo que fue porque no había un solo pelo fuera de lugar. Todos y todo estaban en el lugar correcto, haciendo las cosas correctas. Probablemente, la pasaste muy bien y te fuiste sintiéndote muy satisfecho.
Bueno, alguien (y su equipo) trabajó muy duro para brindar una experiencia perfecta tanto para el anfitrión como para ti. Por eso queremos ayudarte si quieres organizar tu evento al aire libre y no sabes por dónde empezar. Lee atentamente nuestras recomendaciones y disfruta del camino.
Pasos básicos para planificar un evento al aire libre
Cuando eres nuevo haciendo un evento al aire libre, las cosas pueden volverse abrumadoras rápidamente, ya que no sabes dónde concentrar tus esfuerzos. Empieza por lo siguiente:
Resume las metas y objetivos del evento
Independientemente del tamaño de tu evento, debes delinear los objetivos. ¿Por qué estás organizando el evento? ¿Qué quieres lograr? ¿Qué criterios utilizarías para evaluar su éxito?
Es importante hacer estas preguntas, porque solo cuando establecemos metas y criterios predeterminados para el éxito puedes tenerlo. Tus objetivos intangibles ayudarán a impulsar estos objetivos tangibles y pueden incluir crear conciencia sobre un producto o causa. Por eso te decimos que dijes metas. Esa es la única forma en que puedes preparar un evento que no será olvidado.
Aparte de estos datos fíjate bien en las estructuras que vas a necesitar, por ejemplo en tu evento tendrías que tener wc , también partes del lugar a la sombra por si hace un día soleado y de mucho calor. Quizás alguna caseta para mostrar algo determinado o guardar las pertenencias de los invitados.
Todos estos elementos puedes disponerlos con solo llamarnos, nosotros te habilitaremos jaimas, wc con espejo, cualquier tipo de caseta que necesites. Somos expertos en organización de eventos al aire libre.
Determina tu presupuesto
Para evitar el caos, debes establecer el presupuesto desde el principio porque informa y guía todas las elecciones que hace, desde la comida hasta el entretenimiento. ¿Quieres obtener ganancias del evento o estás utilizando las entradas para cubrir los costos? ¿Esas entradas serán gratuitas o de pago?
Elige la fecha
Al establecer la fecha de tu evento, la consideración principal es tener suficiente tiempo para planificar. Idealmente, debe tener al menos 3-6 meses para planificar todos los detalles. Además, considera estas otras cosas antes de finalizar tu cita:
- Ten en cuenta los días festivos públicos y cómo pueden afectar las respuestas de los asistentes.
- Planifica en torno a las vacaciones escolares, como las vacaciones de primavera y las vacaciones de verano.
- Finalmente, recuerda verificar y volver a verificar las fechas con sus asistentes clave: oradores, presentadores y cualquier otra persona esencial.
Con todos estos datos puedes comenzar a hacer tu evento al aire libre sin ningún problema. Siempre es bueno que cuentes con todo tipo de detalle desde el primer momento que empiezas a organizarlo todo. Solicita ayuda si lo necesitas y no dejes de disfrutar desde el primer momento.
